Introducción
Las cuentas anuales son una serie de estados financieros que las sociedades mercantiles deben preparar y presentar. Su función principal, una vez depositadas, es proporcionar a terceros una información veraz sobre el patrimonio, la situación económica y los resultados de la sociedad. Esto no solo aporta seguridad en las transacciones jurídicas de las sociedades de capital, sino que también determina las obligaciones tributarias de la sociedad
Composición
Las cuentas anuales incluyen: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado de cambios en el patrimonio neto, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Dependiendo de las partidas de activo, cifra anual de negocios y número de trabajadores, las cuentas pueden ser abreviadas o requerir una auditoría.
Grupos de Empresas
En el caso de grupos empresariales, la Ley exige que las cuentas anuales consoliden la información financiera de todas las subsidiarias controladas por la empresa matriz.
Plazos
Las sociedades de capital deben formular las cuentas dentro de los tres meses posteriores al cierre del ejercicio y aprobarlas en la Junta General Ordinaria dentro de los seis meses siguientes.
Convocatoria de la Junta General Ordinaria
Una vez formuladas las cuentas anuales, el órgano de administración debe convocar la Junta General Ordinaria para su aprobación dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. La convocatoria debe informar a los socios o accionistas sobre su derecho a obtener, de manera inmediata y gratuita, los documentos a aprobar, el informe de gestión y el informe del auditor, si es aplicable. En las sociedades de responsabilidad limitada, los socios con al menos el 5% del capital social pueden revisar, junto con un experto contable, los documentos que sustentan las cuentas anuales.
Celebración de la Junta General Ordinaria
La Junta debe aprobar las cuentas anuales y decidir sobre la aplicación del resultado. Los dividendos solo pueden distribuirse si, después del reparto, el valor del patrimonio neto no es inferior al capital social, se cumplen las reservas estatutarias y se destina un 10% del beneficio a la reserva legal hasta que alcance el 20% del capital social. También se recomienda aprobar la gestión del órgano de administración durante el ejercicio cerrado.
Depósito de las Cuentas Anuales
Dentro del mes siguiente a la aprobación, se deben presentar en el Registro Mercantil la certificación de los acuerdos de aprobación y aplicación de resultados, junto con las cuentas firmadas y el informe de gestión y auditoría si es necesario. Esto puede hacerse telemáticamente o en persona, utilizando modelos normalizados por el Registro Mercantil. El Real Decreto 2/2021 ha modificado el régimen sancionador por la falta de depósito, con sanciones del 0.5% al 2% del volumen de ventas o capital social. Además, no depositar las cuentas puede impedir inscripciones en el Registro Mercantil y derivar en responsabilidad para los administradores.
Cronología Típica
Para un ejercicio que finaliza el 31 de diciembre:
– Formulación: antes del 31 de marzo.
– Aprobación: antes del 30 de junio.
– Depósito: dentro del mes siguiente a la aprobación.
– Cierre registral: un año después del cierre del ejercicio si no se han depositado las cuentas.
– Cuentas Anuales –
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